Auf einen Blick:

Die wichtigsten Tipps für Ihr Japangeschäft

Japan Knigge

Japan Etikette

Die wichtigsten Benimm-Regeln auf einen Blick Das Wichtigste zuallererst: Als westlicher Ausländer werden uns die meisten Fettnäpfchen in Japan verziehen. Tritt man aus versehen in eines, werden die meisten Japaner „ach Gaijin – (Ausländer)“ denken und Ihnen es nicht weiter übel nehmen. Trotzdem möchte ich kurz einige Stolpersteine darstellen und zeigen welche Gefühle dieses Verhalten bei Japanern eventuell auslösen kann. Sie können dann selbst entscheiden wie Sie sich verhalten:

Wichtiges für die Geschäftsreise

Schnupfen - Runny Noses Haben so manche von uns noch die mahnenden Worte unserer Eltern im Kopf, dass man bei laufender Nase diese doch nie hochziehen sollte, so kann man sich getrost von unserer westlichen Erziehung in Japan verabschieden. Denn hier wird die Nase hochgezogen und das was wir als „richtig“ empfinden, sich also ins Tuch zu schnäuzen, wird als dreckig, eklig und peinlich empfunden. Daher gilt es für uns in Japan kurz unsere gute Kinderstube zu vergessen und die Nase hochzuziehen, oder falls es nicht anders geht es dezent nicht in Gegenwart von Bekannten und Geschäftspartnern zu tun. Erkältete Japaner tragen übrigens einen Mundschutz um die Mitmenschen nicht an zustecken. Körperkontakt: Generell wird in Japan ein größerer Körperabstand eingehalten, als bei uns üblich. Nun gehören auch die meisten Deutschen nicht unbedingt zu den „Umarmen“, falls Sie aber doch eher dazu neigen, achten Sie in Japan auf einen größeren Körperabstand, ansonsten werden Sie als zudringlich empfunden. Der Umgang mit Trinkgeld: Trinkgeld existiert in Japan nicht; weder im Taxi noch im Hotel oder Restaurant. Viele Japaner empfinden es als Almosen, was sie nicht nötig haben. Daher passiert es nicht selten, dass einem das liegen gelassene Trinkgeld im Restaurant nachgetragen wird.

Begrüßung & Selbstvorstellung

Auf Geschäftsreise in Japan: In einer Vielzahl von Büchern wird mittlerweile genau beschrieben, wie man sich in Japan korrekt vorstellt: Angefangen mit der perfekten Verbeugung bis zur korrekten Übergabe der wichtigen Visitenkarten. Meine eigene Erfahrung ist, dass bei westlich-japanischen Zusammentreffen so wie so eine Art Mischform aus nicht ganz perfektem Verbeugen und nicht perfekten Händeschütteln praktiziert wird und daher auch für die japanische Seit nicht wirklich wichtig ist, dass alles perfekt ausgeführt wird. Wenn Sie also Ihre Verbeugung nicht perfekt hin bekommen, macht das nichts. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Visitenkarte möglichst mit beiden Händen überreichen und die erhaltene Karte kurz lesen, evtl. den Namen wiederholen. Die Karte ist eine Art „Gesicht“ oder Eintrittskarte für gegenseitige Beziehungen. Gehen Sie daher damit pfleglich um, d.h. nicht damit spielen, zerknüllen oder in die Hosentasche stecken, ansonsten würden Sie symbolisch auf die Geschäftsbeziehung „zerknüllen“. Vor allem durch die Corona Pandemie sind Japaner noch zurückhaltender geworden, was den Köperkontakt betrifft. Hat man vor Corona durchaus dem Wester gegenüber die Hand gereicht, so ist man nun hier etwas vorsichtiger.

Meetings

Entscheidungsfindung in japanischen Unternehmen Müssen denn wirklich all die Leute in den E-Mail-Verteiler?“ ist einer der Fragen, die ich häufig von meinen Kunden höre. „Ja“ ist meine klare Antwort. Denn in Japan werden sehr viele Menschen in alle Entscheidungen mit einbezogen. Viele von uns empfinden die typische japanische Entscheidungsfindung innerhalb einer Firma als sehr langwierig und langsam. Ein Grund dafür ist, dass ehe eine Entscheidung getroffen wird alles bis ins kleinste Detail mit allen auch nur am Rande betroffenen Abteilungen besprochen werden muss. Daher die riesigen E-Mail-Verteiler und daher auch der für uns lange Zeitraum bis eine Entscheidung getroffen wird. Ist eine Entscheidung erst einmal getroffen geht die Umsetzung meist umso schneller. Diese Art der Entscheidungsfindung hat großen Einfluss auf Meetings. In Meetings werden meist nur Informationen ausgetauscht, die bereits davor intern besprochen wurden. Es gibt selten ad-hoc Entscheidungen, wie wir sie erwarten. Auch gemeinsames „Brainstorming“ mit anschließender Entscheidung kommt selten vor. Haben Sie daher Geduld bei Verhandlungen, drängeln Sie nicht und liefern Sie viele Informationen an Ihren japanischen Geschäftspartner, auch wenn Sie denken, dass alles etwas zu detailliert für den derzeitigen Stand der Verhandlung oder des Projekts ist.

Kritisches Kommunizieren

Wie kommuniziere ich Unangenehmes oder ein „Nein“? Gesicht, Harmonie und Höflichkeit wahren“ sind einige der wichtigsten Werte im Umgang mit Japanern. Die Harmonie regelt das gesellschaftliche Leben und nur durch diese eingehaltene Harmonie funktioniert das gesellschaftliche Miteinander. Wird die Harmonie gestört, so hat dies oft fatale Folgen für die Beziehungen zwischen Personen und kann bis zum Abbruch der Beziehungen führen. Somit stellt die Kommunikation eines „Neins“ oder anderer unangenehmer Nachrichten für europäische Geschäftsleute im Umgang mit Japanern eine große Herausforderung dar, da ein direktes „Nein“ durchaus die Harmonie stört. Fast immer werde ich in meinen Seminaren gefragt, wie denn Unangenehmes oder gar ein indirektes „Nein“ kommuniziert werden kann? Die Frage ist durchaus berechtigt, denn selbst wenn die Beziehungen zu den japanischen Geschäftspartnern hervorragend sind, so kann doch hin und wieder eine Situation eintreten, in der etwas Unangenehmes kommuniziert werden muss. Ich packe dann gerne meinen „7 Punkte Plan“ aus, den mir mein ehemaliger japanischer Chef vor einigen Jahren zur groben Orientierung gab und den ich ein wenig meinem europäischen Geschmack angepasst habe. Der angepasste „7-Punkte Plan“: 1. Positive Einleitung: evtl. Bedanken für irgendetwas Vorangegangenes: (z.B. die E-Mail, die Nachfrage, die schnelle Antwort) 2. Unangenehme Nachricht mit Bedauern und Entschuldigung mitteilen: (z.B. „Es tut mir sehr leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass …“ oder „Leider habe ich eine unangenehme Nachricht für Sie“ …) 3. Entschuldigen für die Unannehmlichkeiten 4. Erklärung: Gründe wie es dazu kam Fakten liefern: z.B. Zahlen, Protokolle, Guidelines, etc. (am besten als E-Mail Anhang): Für eine bessere Erklärung und für besseres Verständnis 1. Dies „entpersonalisiert“ die unangenehme Nachricht 2. Aufzeigen von Lösungswegen: Dies ist zwar zeitaufwendig, aber unbedingt notwendig. Ihr japanischer Partner fühlt sich dann nicht allein gelassen mit der Lösung des Problems. Es weist auf den Willen hin, auch in Zukunft gut zusammenarbeiten zu wollen. 3. Entschuldigen und auf die weitere gute gemeinsame Zusammenarbeit verweisen Zugegebenermaßen ist dieser Plan nicht Neues und nichts Weltbewegendes. Einige Europäer gehen mit unangenehmen Mitteilungen sicherlich ähnlich vor. Hervorzuheben ist neben der höflichen Ausdrucksweise, dem Bedanken und dem häufigen Entschuldigen, das Aufzeigen des Lösungsweges, der zwingend notwendig ist um zu zeigen, dass man bereit ist das Problem gemeinsam zu lösen. Noch zwei weitere Tipps: 1. Vermeiden Sie in direktes „Nein“. Dies wird häufig als Gesichtsverlust empfunden. 2. Ist Ihrem japanischen Geschäftspartner offensichtlich ein Fehler unterlaufen (Zahlen nicht ausgebessert, Termine falsch wahrgenommen, etc.) und Sie müssen ihn darauf hinweisen, vermeiden Sie direkte Beschuldigungen („Sie haben eine falsche Zahl hier eingetragen…“). Behandeln Sie den Fehler besser neutral, als ob er niemandem gehört (z.B.: „Es muss wohl ein Missverständnis vorliegen. Ich habe hier diese andere Zahl in meinen Daten. Welche ist nun die Aktuellste?“)
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KONTAKT Ulrike Fröhlich  Understanding Japan - Fröhlich Japan Beratung, Herman Währer Str. 42, 79576 Weil am Rhein   ulrike.froehich@understanding-japan.de  +49-(0)7621-5501882  (WhatsApp ok)
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Erfolgreiche virtuelle Kooperation

Japan ist bekannt dafür, dass der persönliche Kontakt und das sich gegenseitige Kennenlernen für das A und O für gute, erfolgreiche Geschäftsbeziehungen ist. Bis vor Corona wurde sogar gesagt, dass in Japan keine Kooperationen möglich ist ohne sich gegenseitig kennen zu lernen und wenigsten einmal zusammen ein Bier zu trinken. Wie in vielen anderen ostasiatischen Staaten auch, kommt der Aufbau von Vertrauen und das gegenseitige Kennenlernen vor dem eigentlichen beruflichen Inhalt /Projekt /Business. Sprich, wenn man sich nicht kennt, kann man auch nicht zusammenarbeiten. Dieser wichtige erste Schritt für eine guten Zusammenarbeit ist natürlich, wenn man rein virtuell kooperiert, nur schwer möglich. Daher ein paar Tipps, wie Sie Ihre virtuelle Kooperation verbessern können: Erlaubt ist alles was Vertrauen aufbaut und das gegenseitige Kennenlernen ermöglicht! 1. Wie auch bei uns: Seien Sie zuverlässig– dies ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. 2. Suchen Sie nach Möglichkeiten, um sich trotz Distanz gegenseitig kennenzulernen. 3. Planen Sie ein extra Meeting nur fürs „Socializing“; zum Beispiel gemeinsam „Bier trinken“, „Kaffee und Tee trinken“, „die eigene Region vorstellen“, „Kulturelle Unterschiede besprechen“. 4. Schicken Sie ein kleines Geschenk, wie Schokolade und Kekse, nach Japan! Japan hat eine ausgesprochene Geschenkkultur. Gegenseitige Geschenke zeigen Wertschätzung füreinander und dies bestärkt die Geschäftsbeziehung. 5. Schalten Sie die Videokameras an beim Online-Meeting! Auch so lernt man sich kennen. Beobachten Sie Mimik und Gestik Ihrer Japaner, das hilft Ihnen langfristig Ihre Gegenüber schneller und besser zu verstehen. Einer der häufigsten Herausforderungen für Europäer bei der Kooperation mit Japanern ist, dass sie nicht richtig interpretieren, ob etwas gefällt oder nicht. Durch Beobachtung der Mimik und Gestik bekommen sie ein besseres Gefühl dafür. 6. Achtung bei der E-Mail-Korrespondenz! In E-Mails tendieren wir dazu, um effizient zu sein, sehr direkt zu kommunizieren. Der deutschsprachige Raum ist im Allgemeinen dafür bekannt, eine sehr direkte Kommunikation zu bevorzugen. In Japan wird jedoch auch im beruflichen Umfeld, eher indirekt kommuniziert. Es gibt kein klares „Ja“ und kein eindeutiges „Nein“, sondern viele Zwischentöne, die Sie richtig interpretieren müssen. 7. Achten Sie auf die Uhrzeit und verschicken Ihre E-Mails nach Japan am besten vormittags. Denn viele Japaner sehen es als Pflicht E-Mails gleich zu beantworten und bearbeiten dann noch um 22 Uhr japanischer Zeit Ihre Anliegen. Besser ist es Ihre Nachrichten mit dem Autosender so zu programmieren, dass Ihr jap. Geschäftspartner die Mail erst am nächsten Tag um 8 Uhr erhält.
SIETAR Mitglied

Japan Etikette

Die wichtigsten Benimm-Regeln auf einen Blick Das Wichtigste zuallererst: Als westlicher Ausländer werden uns die meisten Fettnäpfchen in Japan verziehen. Tritt man aus versehen in eines, werden die meisten Japaner „ach Gaijin – (Ausländer)“ denken und Ihnen es nicht weiter übel nehmen. Trotzdem möchte ich kurz einige Stolpersteine darstellen und zeigen welche Gefühle dieses Verhalten bei Japanern eventuell auslösen kann. Sie können dann selbst entscheiden wie Sie sich verhalten:

Wichtiges für die

Geschäftsreise

Schnupfen - Runny Noses Haben so manche von uns noch die mahnenden Worte unserer Eltern im Kopf, dass man bei laufender Nase diese doch nie hochziehen sollte, so kann man sich getrost von unserer westlichen Erziehung in Japan verabschieden. Denn hier wird die Nase hochgezogen und das was wir als „richtig“ empfinden, sich also ins Tuch zu schnäuzen, wird als dreckig, eklig und peinlich empfunden. Daher gilt es für uns in Japan kurz unsere gute Kinderstube zu vergessen und die Nase hochzuziehen, oder falls es nicht anders geht es dezent nicht in Gegenwart von Bekannten und Geschäftspartnern zu tun. Erkältete Japaner tragen übrigens einen Mundschutz um die Mitmenschen nicht an zustecken. Körperkontakt: Generell wird in Japan ein größerer Körperabstand eingehalten, als bei uns üblich. Nun gehören auch die meisten Deutschen nicht unbedingt zu den „Umarmen“, falls Sie aber doch eher dazu neigen, achten Sie in Japan auf einen größeren Körperabstand, ansonsten werden Sie als zudringlich empfunden. Der Umgang mit Trinkgeld: Trinkgeld existiert in Japan nicht; weder im Taxi noch im Hotel oder Restaurant. Viele Japaner empfinden es als Almosen, was sie nicht nötig haben. Daher passiert es nicht selten, dass einem das liegen gelassene Trinkgeld im Restaurant nachgetragen wird.

Auf einen Blick:

Die wichtigsten Tipps für

Ihr Japangeschäft

Begrüßung &

Selbstvorstellung

Auf Geschäftsreise in Japan: In einer Vielzahl von Büchern wird mittlerweile genau beschrieben, wie man sich in Japan korrekt vorstellt: Angefangen mit der perfekten Verbeugung bis zur korrekten Übergabe der wichtigen Visitenkarten. Meine eigene Erfahrung ist, dass bei westlich-japanischen Zusammentreffen so wie so eine Art Mischform aus nicht ganz perfektem Verbeugen und nicht perfekten Händeschütteln praktiziert wird und daher auch für die japanische Seit nicht wirklich wichtig ist, dass alles perfekt ausgeführt wird. Wenn Sie also Ihre Verbeugung nicht perfekt hin bekommen, macht das nichts. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Visitenkarte möglichst mit beiden Händen überreichen und die erhaltene Karte kurz lesen, evtl. den Namen wiederholen. Die Karte ist eine Art „Gesicht“ oder Eintrittskarte für gegenseitige Beziehungen. Gehen Sie daher damit pfleglich um, d.h. nicht damit spielen, zerknüllen oder in die Hosentasche stecken, ansonsten würden Sie symbolisch auf die Geschäftsbeziehung „zerknüllen“. Vor allem durch die Corona Pandemie sind Japaner noch zurückhaltender geworden, was den Köperkontakt betrifft. Hat man vor Corona durchaus dem Wester gegenüber die Hand gereicht, so ist man nun hier etwas vorsichtiger.
Japan Knigge
Kritisches Kommunizieren  Wie kommuniziere ich Unangenehmes oder ein „Nein“? „Gesicht, Harmonie und Höflichkeit wahren“ sind einige der wichtigsten Werte im Umgang mit Japanern. Die Harmonie regelt das gesellschaftliche Leben und nur durch diese eingehaltene Harmonie funktioniert das gesellschaftliche Miteinander. Wird die Harmonie gestört, so hat dies oft fatale Folgen für die Beziehungen zwischen Personen und kann bis zum Abbruch der Beziehungen führen. Somit stellt die Kommunikation eines „Neins“ oder anderer unangenehmer Nachrichten für europäische Geschäftsleute im Umgang mit Japanern eine große Herausforderung dar, da ein direktes „Nein“ durchaus die Harmonie stört.   Fast immer werde ich in meinen Seminaren gefragt, wie denn Unangenehmes oder gar ein indirektes „Nein“ kommuniziert werden kann? Die Frage ist durchaus berechtigt, denn selbst wenn die Beziehungen zu den japanischen Geschäftspartnern hervorragend sind, so kann doch hin und wieder eine Situation eintreten, in der etwas Unangenehmes kommuniziert werden muss.  Ich packe dann gerne meinen „7 Punkte Plan“ aus, den mir mein ehemaliger japanischer Chef vor einigen Jahren zur groben Orientierung gab und den ich ein wenig meinem europäischen Geschmack angepasst habe.   Der angepasste „7-Punkte Plan“:  	1.	Positive Einleitung: evtl. Bedanken für irgendetwas Vorangegangenes: (z.B. die E-Mail, die Nachfrage, die schnelle Antwort)  	2.	Unangenehme Nachricht mit Bedauern und Entschuldigung mitteilen: (z.B. „Es tut mir sehr leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass …“ oder „Leider habe ich eine unangenehme Nachricht für Sie“ …)  	3.	Entschuldigen für die Unannehmlichkeiten  	4.	Erklärung: Gründe wie es dazu kam  ·	Fakten liefern: z.B. Zahlen, Protokolle, Guidelines, etc. (am besten als E-Mail Anhang):  ·	Für eine bessere Erklärung und für besseres Verständnis  	1.	Dies „entpersonalisiert“ die unangenehme Nachricht  	2.	Aufzeigen von Lösungswegen: Dies ist zwar zeitaufwendig, aber unbedingt notwendig. Ihr japanischer Partner fühlt sich dann nicht allein gelassen mit der Lösung des Problems. Es weist auf den Willen hin, auch in Zukunft gut zusammenarbeiten zu wollen.  	3.	Entschuldigen und auf die weitere gute gemeinsame Zusammenarbeit verweisen   Zugegebenermaßen ist dieser Plan nicht Neues und nichts Weltbewegendes. Einige Europäer gehen mit unangenehmen Mitteilungen sicherlich ähnlich vor. Hervorzuheben ist neben der höflichen Ausdrucksweise, dem Bedanken und dem häufigen Entschuldigen, das Aufzeigen des Lösungsweges, der zwingend notwendig ist um zu zeigen, dass man bereit ist das Problem gemeinsam zu lösen.   Noch zwei weitere Tipps:  	1.	Vermeiden Sie in direktes „Nein“. Dies wird häufig als Gesichtsverlust empfunden.  	2.	Ist Ihrem japanischen Geschäftspartner offensichtlich ein Fehler unterlaufen (Zahlen nicht ausgebessert, Termine falsch wahrgenommen, etc.) und Sie müssen ihn darauf hinweisen, vermeiden Sie direkte Beschuldigungen („Sie haben eine falsche Zahl hier eingetragen…“). Behandeln Sie den Fehler besser neutral, als ob er niemandem gehört (z.B.: „Es muss wohl ein Missverständnis vorliegen. Ich habe hier diese andere Zahl in meinen Daten. Welche ist nun die Aktuellste?“)
Understanding Japan  Ulrike Fröhlich  Tel: +49-(0) 7621-5501882
© Ulrike Fröhlich 2022
„A Bridge for Business“ Understanding Japan

Erfolgreiche virtuelle

Kooperation

Japan ist bekannt dafür, dass der persönliche Kontakt und das sich gegenseitige Kennenlernen für das A und O für gute, erfolgreiche Geschäftsbeziehungen ist. Bis vor Corona wurde sogar gesagt, dass in Japan keine Kooperationen möglich ist ohne sich gegenseitig kennen zu lernen und wenigsten einmal zusammen ein Bier zu trinken. Wie in vielen anderen ostasiatischen Staaten auch, kommt der Aufbau von Vertrauen und das gegenseitige Kennenlernen vor dem eigentlichen beruflichen Inhalt /Projekt /Business. Sprich, wenn man sich nicht kennt, kann man auch nicht zusammenarbeiten. Dieser wichtige erste Schritt für eine guten Zusammenarbeit ist natürlich, wenn man rein virtuell kooperiert, nur schwer möglich. Daher ein paar Tipps, wie Sie Ihre virtuelle Kooperation verbessern können: Erlaubt ist alles was Vertrauen aufbaut und das gegenseitige Kennenlernen ermöglicht! 1. Wie auch bei uns: Seien Sie zuverlässig– dies ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. 2. Suchen Sie nach Möglichkeiten, um sich trotz Distanz gegenseitig kennenzulernen. 3. Planen Sie ein extra Meeting nur fürs „Socializing“; zum Beispiel gemeinsam „Bier trinken“, „Kaffee und Tee trinken“, „die eigene Region vorstellen“, „Kulturelle Unterschiede besprechen“. 4. Schicken Sie ein kleines Geschenk, wie Schokolade und Kekse, nach Japan! Japan hat eine ausgesprochene Geschenkkultur. Gegenseitige Geschenke zeigen Wertschätzung füreinander und dies bestärkt die Geschäftsbeziehung. 5. Schalten Sie die Videokameras an beim Online-Meeting! Auch so lernt man sich kennen. Beobachten Sie Mimik und Gestik Ihrer Japaner, das hilft Ihnen langfristig Ihre Gegenüber schneller und besser zu verstehen. Einer der häufigsten Herausforderungen für Europäer bei der Kooperation mit Japanern ist, dass sie nicht richtig interpretieren, ob etwas gefällt oder nicht. Durch Beobachtung der Mimik und Gestik bekommen sie ein besseres Gefühl dafür. 6. Achtung bei der E-Mail- Korrespondenz! In E-Mails tendieren wir dazu, um effizient zu sein, sehr direkt zu kommunizieren. Der deutschsprachige Raum ist im Allgemeinen dafür bekannt, eine sehr direkte Kommunikation zu bevorzugen. In Japan wird jedoch auch im beruflichen Umfeld, eher indirekt kommuniziert. Es gibt kein klares „Ja“ und kein eindeutiges „Nein“, sondern viele Zwischentöne, die Sie richtig interpretieren müssen. 7. Achten Sie auf die Uhrzeit und verschicken Ihre E-Mails nach Japan am besten vormittags. Denn viele Japaner sehen es als Pflicht E-Mails gleich zu beantworten und bearbeiten dann noch um 22 Uhr japanischer Zeit Ihre Anliegen. Besser ist es Ihre Nachrichten mit dem Autosender so zu programmieren, dass Ihr jap. Geschäftspartner die Mail erst am nächsten Tag um 8 Uhr erhält.